Wer sind wir?

Wir sind Oviva – ein digitales Gesundheitsunternehmen mit der Mission, allen Menschen Zugang zu besseren Gesundheitsergebnissen zu ermöglichen. Wir agieren über die folgenden Gesellschaften:

• Oviva AG – Zürcherstrasse 64, 8852 Altendorf, Schweiz
• Oviva AG (Niederlassung Deutschland) – Dortustraße 48, 14467 Potsdam, Deutschland
• Oviva Limited – Runway East, 150 Borough High Street, London SE1 1LB, Vereinigtes Königreich
• Oviva sp. z o.o. – Skyliner 67, 00-838 Warschau, Polen

Diese werden in diesem Hinweis gemeinsam als „Oviva“, „wir“, „uns“ oder „unser“ bezeichnet. Verantwortlicher für Ihre Bewerbung ist die Oviva-Gesellschaft in dem Land, in dem die Stelle angesiedelt ist.

Dieser Hinweis erklärt, welche personenbezogenen Daten wir erheben, wenn Sie einen Bewerbungsprozess bei uns durchlaufen, und wie wir diese verwenden – unabhängig davon, ob Sie sich direkt auf eine Stelle beworben haben, von einem unserer Recruiter kontaktiert wurden oder von einer Agentur bzw. einem aktuellen Oviva-Mitarbeitenden empfohlen wurden.

Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

E-Mail: privacy@oviva.com

Postanschriften sind in Abschnitt 2 „Wer sind wir“ aufgeführt. Bitte richten Sie jegliche postalische Korrespondenz für den Datenschutzbeauftragten an die Adresse der jeweiligen Gesellschaft, z. Hd.: Datenschutzbeauftragter. 

Welche Daten wir über Sie erheben

Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben oder Interesse an einer Tätigkeit bei Oviva bekunden, fragen wir möglicherweise nach:

• Ihrem Namen und Ihren Kontaktdaten (Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse)
• Ihrem Lebenslauf, Anschreiben, Ausbildungs- und Werdegang
• Dem Land, in dem Sie arbeiten möchten, und Ihrem Arbeitserlaubnis-Status dort
• Ihren Antworten auf Bewerbungsfragen und etwaigen Aufgabenstellungen
• Ihrem aktuellen und gewünschten Gehalt sowie Präferenzen bezüglich Zusatzleistungen
• Ihrer aktuellen Kündigungsfrist

Wenn wir Sie zu einem Vorstellungsgespräch einladen, erheben wir möglicherweise auch:

• Ihre Verfügbarkeit und etwaige besondere Anforderungen oder angemessene Vorkehrungen, die Sie benötigen
• Notizen und Beobachtungen aus Interviews und Assessments
• Ausweisdokumente, Meldebestätigungen und nationale Identifikationsnummern für Hintergrundüberprüfungen
• Angaben zu Referenzpersonen, die wir kontaktieren dürfen

Wir fragen Sie außerdem, ob Sie die folgenden Angaben machen möchten – dies ist absolut freiwillig und hat keinen Einfluss auf Ihre Bewerbung:

• Alter
• Ethnische Zugehörigkeit
• Geschlechtsidentität
• Sexuelle Orientierung
• Behinderung und Neurodiversitätsstatus

Wir verwenden diese Daten ausschließlich in aggregierter, anonymisierter Form, um unsere Fortschritte im Bereich Vielfalt, Gleichstellung und Inklusion (DEI) zu verfolgen. Sie sind zusammen mit Ihrer Bewerbung nicht einsehbar.

Informationen, die wir von außerhalb von Oviva erhalten

Wir erhalten Ihre Daten möglicherweise auch von:

• Personalvermittlungs- oder Executive-Search-Agenturen, mit denen wir zusammenarbeiten
• Beruflichen Netzwerken oder anderen öffentlichen Quellen wie LinkedIn oder Stellenbörsen
• Oviva-Mitarbeitenden, die Sie für eine Stelle empfehlen (mit Ihrer Zustimmung)

Wenn Ihnen eine Stelle angeboten wird, erheben wir zusätzlich:

• Ergebnisse von Hintergrundüberprüfungen durch unsere Überprüfungspartner – diese können Strafregisterdaten, Finanzdaten und den Einwanderungsstatus umfassen, sofern lokales Recht dies zulässt
• Referenzen von früheren Arbeitgebern, Führungskräften oder Kolleg*innen

Wie wir Ihre Informationen verwenden

Das Datenschutzrecht verlangt eine Rechtsgrundlage für die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten. Darauf stützen wir uns und aus diesen Gründen:

Weil wir sie zur Anbahnung eines Vertragsverhältnisses mit Ihnen benötigen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO / UK DSGVO / Art. 30–31 Schweizer DSG / § 26 Abs. 1 BDSG)

• Um während des Bewerbungsprozesses mit Ihnen in Kontakt zu treten
• Um Ihre Eignung für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, zu beurteilen
• Um Prüfungen der Arbeitsberechtigung durchzuführen
• Um Hintergrundüberprüfungen (Background-Checks) durchzuführen, soweit dies gesetzlich zulässig ist
• Um Referenzen einzuholen und Angaben in Ihrem Lebenslauf zu überprüfen

Weil das Gesetz es vorschreibt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO / UK DSGVO / Art. 30–31 Schweizer DSG / § 26 Abs. 1 BDSG)

• Um Ihre Arbeitsberechtigung in dem Land zu bestätigen, in dem die Stelle angesiedelt ist
• Um Führungszeugnisprüfungen für regulierte Positionen durchzuführen, sofern nach lokalem Recht erforderlich

Weil es in unserem berechtigten Interesse liegt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO / UK DSGVO / Art. 30–31 Schweizer DSG)

• Um Ihre Eignung für die Stelle zu beurteilen, auf die Sie sich beworben haben, einschließlich der Nutzung von KI- und Nicht-KI-Tools zur Verfolgung von Bewerbungen, Terminierung von Vorstellungsgesprächen und effizienten Vorauswahl von Lebensläufen
• Um Sie für zukünftige Stellen bei Oviva zu berücksichtigen, die gut passen könnten
• Um Ihre Daten an Reiseanbieter weiterzugeben, wenn Sie an einem persönlichen Vorstellungsgespräch teilnehmen müssen
• Um unsere Rekrutierungspraktiken durch anonymisierte Analysen zu verbessern

Dies sind unsere berechtigten Interessen.

Weil Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO / UK DSGVO / Art. 30–31 Schweizer DSG)

• Um Daten zu Vielfalt und Inklusion zu erheben – freiwillig, wie oben beschrieben
• Um Ihre Daten in unserem Talentpool zu speichern, falls Ihre Bewerbung erfolglos ist, damit wir Sie bezüglich zukünftiger Stellen kontaktieren können
• Um KI für die oben genannten Zwecke zu nutzen

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit per E-Mail an privacy@oviva.com widerrufen. Dies berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Aktiv angesprochene Bewerberinnen und Bewerber

Wenn einer unserer Recruiter Sie kontaktiert, anstatt dass Sie sich direkt bewerben, erhalten Sie beim ersten Kontakt einen Einwilligungshinweis über unser Bewerbermanagement-System (ATS). Dieser erklärt, wie Ihre Daten verwendet werden, und gibt Ihnen die Möglichkeit zu bestätigen, dass Sie mit der Fortführung einverstanden sind.

Wie wir KI nutzen

Wir nutzen möglicherweise KI-Tools zur Unterstützung unseres Rekrutierungsprozesses – zum Beispiel bei der Vorauswahl von Bewerbungen, der Zusammenfassung von Vorstellungsgesprächen oder der Terminplanung. Dies erfolgt sowohl auf Grundlage Ihrer Opt-in-Einwilligung als auch unseres berechtigten Interesses an der Durchführung eines effizienten und fairen Verfahrens.

KI dient der Unterstützung unserer Recruiter, nicht deren Ersatz. Maßgebliche Entscheidungen werden immer von Menschen getroffen. Sie haben das Recht, der Nutzung von KI im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung zu widersprechen – siehe „Ihre Rechte“ weiter unten.

Mit wem wir Ihre Daten teilen

Wir teilen Ihre Daten nur mit Personen und Organisationen, die ein berechtigtes Interesse am Zugriff darauf haben.

Intern

• Unsere Rekrutierungs- und HR-Teams
• Einstellungsverantwortliche (Hiring Manager) und Interviewer für Ihre Stelle
• IT- und System-Administrator*innen

Extern

• Unsere ATS- und Rekrutierungs-Softwareanbieter
• Partner für Hintergrundüberprüfungen, sofern zutreffend und gesetzlich zulässig
• Für die Stelle beauftragte Personalvermittlungs- oder Executive-Search-Agenturen
• Cloud-Infrastruktur- und Datenspeicheranbieter
• Reiseanbieter, falls Sie für ein Vorstellungsgespräch reisen müssen
• Rechts-, Compliance- oder Aufsichtsbehörden, sofern eine Offenlegung erforderlich ist

Alle externen Parteien, die Ihre Daten in unserem Auftrag verarbeiten, sind an Auftragsverarbeitungsverträge gebunden und dürfen Ihre Daten nur für die von uns festgelegten Zwecke verwenden.

Wie lange wir Ihre Daten aufbewahren

Erfolglose Bewerberinnen und Bewerber

Wenn Ihre Bewerbung erfolglos ist und Sie sich nicht für unseren Talentpool angemeldet haben, bewahren wir Ihre Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bis zu 24 Monate auf. Wir müssen Unterlagen zu Bewerbungen aufbewahren, falls wir mit rechtlichen Ansprüchen konfrontiert werden und um Sie kurzfristig für ähnliche Stellen zu berücksichtigen.

Proaktive Erneuerung

Vor Ablauf der 24-Monats-Frist werden wir Sie kontaktieren, um Ihnen die Möglichkeit zu geben, eine neue Einwilligung für die Speicherung Ihrer Daten für einen weiteren Zeitraum zu erteilen. Wenn wir nichts von Ihnen hören oder Sie sich gegen eine Erneuerung entscheiden, werden wir Ihre Daten sicher löschen.

Talentpool

Wenn Sie sich für unseren Talentpool entschieden haben, gilt dieselbe 24-Monats-Frist ab dem Datum Ihrer Einwilligung. Wir werden Sie vor Ablauf kontaktieren, um eine erneute Einwilligung einzuholen. Sie können uns jederzeit bitten, Ihre Daten zu löschen.

Erfolgreiche Bewerberinnen und Bewerber

Wenn Sie bei Oviva anfangen, werden einige Ihrer Bewerbungsdaten in Ihre Personalakte übernommen und gemäß unserer Mitarbeiter-Datenschutzerklärung aufbewahrt, die Sie während des Onboardings erhalten.

Wo wir Ihre Daten speichern und übermitteln

Ihre Daten können außerhalb Ihres Heimatlandes verarbeitet werden, einschließlich außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR), des Vereinigten Königreichs oder der Schweiz. Sofern für ein Land kein angemessenes Datenschutzniveau anerkannt ist (durch einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, der britischen Regierung oder des Schweizer Bundesrates), stellen wir sicher, dass geeignete Garantien gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen (einschließlich EU-DSGVO, UK-DSGVO und dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz) vorhanden sind, z. B.: 

• Standardvertragsklauseln (SCCs): Von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln unter Einbeziehung der erforderlichen nationalen Zusätze/Anpassungen für Übermittlungen, die dem britischen Datenschutzrecht (UK-Addendum) oder dem Schweizer Datenschutzrecht (Schweizer Addendum) unterliegen.
• UK International Data Transfer Agreement (IDTA): Die vom UK Information Commissioner’s Office (ICO) genehmigte eigenständige Übermittlungsvereinbarung für Datenübermittlungen aus dem Vereinigten Königreich.

Neben diesen rechtlichen Mechanismen wenden wir auch angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen an.

Ihre Rechte

Sie haben das Recht:

• Auskunft über die von uns zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu verlangen
• Eine Kopie Ihrer Daten in einem übertragbaren, maschinenlesbaren Format zu erhalten
• Die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten zu verlangen
• Die Löschung Ihrer Daten zu verlangen – aus rechtlichen Gründen ist uns dies möglicherweise nicht immer sofort möglich, was wir Ihnen in diesem Fall erklären werden
• Die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten unter bestimmten Umständen zu verlangen
• Der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen, einschließlich jeglicher Nutzung von KI
• Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen – dies berührt nicht bereits erfolgte Verarbeitungen
• Eine menschliche Überprüfung jeglicher automatisierten Entscheidung zu verlangen, die über Sie getroffen wurde

Sie haben außerdem das Recht, sich bei Ihrer örtlichen Datenschutzbehörde zu beschweren. Wir ziehen es jedoch immer vor, wenn Sie sich zuerst an uns wenden, damit wir versuchen können, Anliegen direkt zu klären.

UK: Information Commissioner’s Office (ICO) – ico.org.uk

Deutschland: Die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg – https://www.lda.brandenburg.de/lda/de/

Schweiz: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB) – edoeb.admin.ch

Polen: Amt für den Schutz personenbezogener Daten (UODO) – uodo.gov.pl

Um Ihre Rechte auszuüben, senden Sie eine E-Mail an privacy@oviva.com.

Nutzt Oviva automatisierte Entscheidungsfindungen im Bewerbungsprozess?

Oviva nutzt KI-Tools, aber es ist immer ein Mensch an der abschließenden Entscheidung beteiligt. Sie unterliegen daher niemals einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhenden Entscheidung im Sinne von Art. 22 Abs. 1 (UK) DSGVO oder Art. 21 Schweizer DSG.

Müssen Sie uns Ihre Daten geben?

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist freiwillig – ohne diese können wir Ihre Bewerbung jedoch nicht berücksichtigen. Wir werden immer transparent darüber informieren, was wir benötigen und warum.

Änderungen dieser Hinweise

Wir überprüfen diesen Hinweis regelmäßig und aktualisieren ihn bei Bedarf. Die neueste Version befindet sich stets auf unserer Karriereseite und in unserem ATS. Über wesentliche Änderungen werden wir Sie informieren.