Recruitment – Datenschutzerklärung

Version: 09-2023

Information zum Datenschutz beim Bewerbungsprozess bei Oviva

Wir freuen uns, dass Sie sich für eine Stelle bei Oviva bewerben. Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten sind eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Wir informieren Sie daher darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) der Schweiz wahrnehmen können. Die folgenden Informationen geben Ihnen einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Recruiting-Prozess in unserem Unternehmen.

1. Wer ist Verantwortlicher im datenschutzrechtlichen Sinne?

Oviva AG
Zürcherstrasse 64,
8852 Altendorf,

Oviva AG
eine Gesellschaft schweizerischen Rechts mit Zweigniederlassung in der
Dortustraße 48
14467 Potsdam

Oviva Limited
Runway East
20 St Thomas Street
London, SE1 9RS

Oviva SAS
71 rue Desnouettes
75015 Paris

(zusammen als „ Oviva-Unternehmensgruppe“ oder „ wir “ bezeichnet )

2. Wie kann ich den Datenschutzbeauftragten kontaktieren?

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie wie folgt:

Schweiz: 

Oviva AG
z.H. Datenschutzbeauftragter
Sihlstrasse 37
8001 Zürich
e-mail: privacy@oviva.com

Deutschland:

Oviva AG
eine Gesellschaft schweizerischen Rechts mit Zweigniederlassung in der
z.H. Datenschutzbeauftragter
Dortustraße 48
14467 Potsdam
e-mail: privacy@oviva.com

Vereinigte Königreich:

Oviva Limited
Data protection officer
Runway East
20 St Thomas Street
London, SE1 9RS
e-Mail: privacy@oviva.com

Frankreich:

Oviva SAS
Responsable de la protection des données
71 rue Desnouettes
75015 Paris
e-mail: privacy@oviva.com

3. Welche personenbezogenen Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für die Durchführung des Einstellungsverfahrens erforderlich ist. Dabei können folgende Arten von Daten verarbeitet werden:

Allgemeine Daten:

• Vor- und Nachname, Adresse, Geburtstag und Ort, Nationalität, berufliche Position
• Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf, bisherige Tätigkeiten, Qualifikationen)
• Arbeitszeugnisse
• Login-Daten (E-Mail, Passwort)

Spezielle Informationen basierend auf der konkreten Stelle

• Polizeiliches Führungszeugnis
• Ergebnisse eines Screening-Tests
• Ergebnisse einer ärztlichen Untersuchung (geeignet, nicht geeignet, bedingt/eingeschränkt geeignet)

Andere Daten

• Öffentlich verfügbare Jobdaten, beispielsweise ein Profil in sozialen Netzwerken
• Freiwillige Daten, wie z. B. Fotos, Hinweise auf eine Behinderung oder andere im Rahmen des Einstellungsverfahrens freiwillig zur Verfügung gestellte Daten

4. Aus welchen Quellen stammen die Daten?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen des Rekrutierungsprozesses von Ihnen erhalten. Darüber hinaus können wir Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen verarbeiten, beispielsweise aus sozialen Netzwerken.

5. Zu welchen Zwecken verarbeiten wir Ihre Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Die Oviva-Unternehmensgruppe verarbeitet als Verantwortlicher Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Auswahlverfahrens sowie des Abschlusses und der Erfüllung Ihres Arbeitsvertrags in Übereinstimmung mit den geltenden Vorschriften und insbesondere mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung vom 27. April 2016 (DSGVO) sowie nationalen Gesetzen zum Schutz personenbezogener Daten (in Frankreich: das geänderte Gesetz „Informatique et Libertés“ vom 6. Januar 1978; in Deutschland: Bundesdatenschutzgesetz (BDSG); im Vereinigten Königreich: Data Protection Act 2018 ( DPA 2018); Vereinigtes Königreich: UK General Data Protection Regulation (UK  GDPR)) und in der Schweiz in Übereinstimmung mit dem Schweizer Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG), jeweils in der aktuell geltenden Fassung. Weitere Informationen finden Sie in Ihrem Arbeitsvertrag und/oder in der Datenschutzerklärung von Oviva.

Wir verarbeiten Ihre Daten für den Rekrutierungsprozess und den Abschluss und die Durchführung Ihres Arbeitsvertrages auf Grundlage von Art. 6 (1) (b) DSGVO (in Deutschland und Frankreich), Art. 6 (1) (b) UK GDPR (im Vereinigten Königreich) und Art. 30, 31 DSG (in der Schweiz).

Wenn Sie Ihre Einwilligung erklären, werden wir Ihre Bewerbungsdaten auch verarbeiten, um Sie in einen Bewerberpool aufzunehmen und Ihre Bewerbungsdaten mit zukünftigen Stellenangeboten abzugleichen und Sie entsprechend zu kontaktieren. Diese Verarbeitungen beruhen auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 (1) (a) GDPR, Art. 6 (1) (a) UK/GDPR, Art. 30, 31 DSG).

6. An wen werden Ihre Daten weitergegeben?

Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt überwiegend durch unsere Personalabteilung und die für den jeweiligen Verarbeitungszweck zuständige Abteilung. Teilweise sind jedoch auch weitere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.

Interne Abteilungen:

• Personalabteilung
• Abteilungsleiter

der Oviva AG und verbundener Unternehmen.

Externe Dienstleister:

• Dienstleister für Recruitment-Management-Services
• Dienstleister für Hosting- und Wartungsdienstleistungen
• Dienstleister für Akten- und Datenvernichtung

Sonstige:

• Ermittlungsbehörden

7. Werden Ihre Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union (sog. Drittländer) übermittelt?

Länder außerhalb der Europäischen Union (und des Europäischen Wirtschaftsraums „EWR“) handhaben den Schutz personenbezogener Daten anders als Länder innerhalb der Europäischen Union. Für die Verarbeitung Ihrer Daten nutzen wir auch Dienstleister, deren Muttergesellschaften ihren Sitz in Drittstaaten außerhalb der Europäischen Union, insbesondere den USA, haben können. Wenn und soweit es keine einschlägigen Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission gibt, haben wir besondere Maßnahmen ergriffen bzw. Garantien vorgesehen, um sicherzustellen, dass Ihre Daten in solchen Drittländern ebenso sicher verarbeitet werden wie innerhalb der Europäischen Union. Das bedeutet, dass wir sogenannte Standardvertragsklauseln der Kommission der Europäischen Union für Dienstleister in Drittstaaten abgeschlossen haben. Diese Klauseln bieten geeignete Garantien für den Schutz Ihrer Daten gegenüber Dienstleistern in Drittländern.

8. Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Wir speichern Ihre Daten solange es für die Abwicklung des Bewerbungsverfahrens erforderlich ist. Sofern zwischen Ihnen und uns kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, können wir Ihre personenbezogenen Daten zu Zwecken der Beweissicherung und zur Abwehr möglicher Rechtsansprüche speichern. Im Allgemeinen löschen wir nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens Ihre personenbezogenen Daten innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten in der Schweiz, im Vereinigten Königreich und in Deutschland und innerhalb von zwei Jahren in Frankreich.

Kommt zwischen Ihnen und uns kein Beschäftigungsverhältnis zustande, können wir Ihre personenbezogenen Daten auch länger speichern, wenn Sie uns eine Einwilligung zur Speicherung Ihrer Daten für Zwecke unseres Bewerberpools erteilt haben. Hierzu werden wir von Ihnen eine gesonderte Einwilligung einholen.

Falls es zu einer Einstellung kommt, speichern und verarbeiten wir Daten von Ihnen weiterhin zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses.

9. Welche Rechte haben Sie im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer Daten?

• Recht auf Auskunft

Betroffene Personen haben das Recht, Auskunft zu ihren personenbezogenen Daten und bestimmten Informationen darüber zu erhalten. Sie können von Ihrem Auskunftsrecht Gebrauch machen, indem Sie ohne Angabe von Gründen eine formlose Anfrage an Oviva richten. Bitte wenden Sie sich hierfür an den jeweiligen Datenschutzbeauftragten.

• Recht auf Berichtigung

Betroffene Personen haben das Recht, die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und die Vervollständigung unvollständiger Daten mittels einer ergänzenden Erklärung zu verlangen.

• Recht auf Löschung

Betroffene Personen haben unter bestimmten Umständen das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen (auch bekannt als „Recht auf Vergessenwerden“).

• Recht auf Datenübertragbarkeit

Betroffene Personen haben das Recht, ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Sie haben auch das Recht, ihre personenbezogenen Daten an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln (und können verlangen, dass der Verantwortliche sie direkt übermittelt, sofern dies technisch machbar ist).

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Betroffene Personen haben das Recht, unter bestimmten, begrenzten Umständen eine Einschränkung der Datenverarbeitung zu verlangen.

• Widerspruchsrecht

Betroffene Personen haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling.

Im Falle eines Widerspruchs wird Oviva die personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, Oviva kann zwingende, überwiegende Gründe für die Verarbeitung nachweisen. 

• Widerruf der Einwilligung

Betroffene Personen können ihre Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten jederzeit widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend und entsprechend den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Sie über die von uns getroffenen Maßnahmen informieren.

10. Besteht eine Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten?

Es besteht weder eine gesetzliche noch eine vertragliche Verpflichtung zur Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten. Für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens ist jedoch die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich. Das bedeutet, dass wir Ihre Bewerbung ohne Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten nicht berücksichtigen können.

11. Änderungen dieser Informationen

Wenn sich der Zweck oder die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erheblich ändert, werden wir diese Informationen rechtzeitig aktualisieren und Sie über die Änderungen informieren.